JefDoe mee aan het onderzoek
← Jef

Privacyverklaring Jef — website en contact

Versie 0.4.4 — 7 november 2026

1. Wie is verantwoordelijk?

Houthoofd Digital, eenmanszaak, Peperstraat 24, 9800 Deinze, ondernemingsnummer 1038.483.186, BTW BE 1038.483.186. Contact: lukas@houthoofddigital.be, +32 471 52 78 09.

2. Wat wij verwerken

2.1 Bezoek aan de website

De website is een eenvoudige, vaste site die gehost wordt door Vercel Inc. (Verenigde Staten). Zoals elke webhost ziet Vercel bij elk bezoek technische gegevens: uw IP-adres, het tijdstip, de gevraagde pagina en uw browser. Vercel gebruikt die gegevens om de pagina te leveren en de site te beveiligen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om een website te tonen en te beveiligen (art. 6.1.f AVG).

Bewaring: Vercel bewaart deze serverlogs volgens zijn eigen beleid (vercel.com/legal/privacy-policy). Wij kopiëren, exporteren of bewaren die logs zelf niet.

Doorgifte buiten de EU: Vercel levert de site via een wereldwijd netwerk. Een bezoek uit België wordt normaal door een Europese locatie bediend, maar Vercel is een Amerikaans bedrijf en kan gegevens in de VS verwerken. De waarborgen voor die doorgifte staan in de verwerkersovereenkomst van Vercel (vercel.com/legal/dpa).

Geen cookies, geen analyse, geen scripts van derden. Onze site plaatst geen cookies, meet geen bezoekers en laadt geen scripts of lettertypes van andere partijen. Het terugbelformulier en de enquête van Tally (2.4, 2.7) openen op tally.so, niet op onze site. Als er ooit cookies bijkomen die niet strikt nodig zijn, vragen wij eerst uw toestemming.

De app, waar klanten met hun eigen bedrijfsgegevens zullen werken, is nog niet in gebruik. Ze zal niet bij Vercel draaien maar uitsluitend bij Amazon Web Services in Frankfurt (EU), en zal een eigen privacyverklaring krijgen voordat iemand ze gebruikt.

2.2 De assistent “Stel je vraag”

Op de website kunt u een vraag stellen aan een AI-assistent: een taalmodel (Claude van Anthropic), geen mens. De antwoorden worden door AI gemaakt en kunnen fouten bevatten. De assistent legt uit wat Jef voor uw zaak kan doen en stelt een gratis gesprek voor.

Wie uw vraag verwerkt: uw vraag gaat van uw browser naar een functie van onze eigen website (/api/site/ask). Die functie draait bij Vercel Inc., onze webhost (zie 2.1), die uw vraag daar voor ons verwerkt, als verwerker. Wij hebben de functie ingesteld op de regio Frankfurt van Vercel. De functie laat het antwoord schrijven door Anthropic, ook als verwerker, in de Verenigde Staten: uw vraag verlaat dus de EU (zie 3).

Wat verwerkt wordt: de vragen die u in hetzelfde gesprek typt (hoogstens de laatste 12, van elk hoogstens 600 tekens), en uw IP-adres. De antwoorden van de assistent sturen wij niet opnieuw door. Anthropic krijgt alleen uw vragen, niet uw IP-adres.

Typ geen persoonsgegevens: geen namen, e-mailadressen of telefoonnummers, geen gezondheidsgegevens of rijksregisternummers, en geen gegevens van uw klanten of medewerkers. De assistent heeft ze niet nodig. Wilt u dat wij u contacteren, gebruik dan het terugbelformulier (2.4) of plan een gesprek (2.3).

Wat wij bewaren: niets. Wij slaan het gesprek niet op, niet in uw browser en niet op de server, en onze functie schrijft uw vragen niet in logbestanden. Sluit of herlaadt u de pagina, dan is het gesprek bij ons weg. Vercel registreert, zoals bij elk bezoek, technische gegevens over het verzoek (zoals het tijdstip en de gevraagde pagina) volgens zijn eigen beleid (zie 2.1).

Uw IP-adres gebruiken wij alleen om misbruik te beperken: hoogstens 20 vragen per 10 minuten per adres. Het staat alleen in het werkgeheugen van de functie, wordt door ons nooit opgeslagen of gelogd en verdwijnt wanneer de functie stopt.

Wat Anthropic bewaart: Anthropic bewaart uw vragen en de antwoorden hoogstens 30 dagen. Markeren de geautomatiseerde veiligheidssystemen van Anthropic een gesprek, dan kan Anthropic het tot 2 jaar bewaren, en de veiligheidsscores van die controle tot 7 jaar. Langer bewaren kan Anthropic ook als de wet dat vereist of om schendingen van zijn gebruiksbeleid tegen te gaan.

Doorgifte naar de VS: onze contractpartij is Anthropic Ireland, Limited (Dublin); Anthropic bewaart en verwerkt uw vragen in de VS. Er is geen adequaatheidsbesluit: Anthropic staat niet op de lijst van het EU-VS Data Privacy Framework. De waarborgen voor die doorgifte staan in de verwerkersovereenkomst van Anthropic, die de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie bevat (art. 46.2.c AVG). Wij hebben die doorgifte vooraf beoordeeld (een doorgiftetoetsing, op aanvraag beschikbaar).

Doel en rechtsgrond: de vraag beantwoorden die u zelf stelt, en de assistent tegen misbruik beschermen: ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).

AI, geen mens: bij de chat zelf staat, vóór u typt, dat de antwoorden door AI gemaakt worden, met een link naar deze uitleg, en het invulveld vraagt u geen persoonsgegevens te typen (art. 50 AI-verordening).

Geen beslissingen over u: de assistent geeft alleen uitleg; hij beoordeelt u niet en beslist niets.

Uw rechten (zie 4): u kunt altijd bezwaar maken; de chat gebruiken is nooit nodig. Omdat wij niets bewaren en u niet kunnen herkennen, kunnen wij een gesprek achteraf niet terugvinden, tonen of wissen. Wilt u dat wij Anthropic vragen een gesprek te wissen, geef ons dan het tijdstip en de tekst van uw vraag; wij geven uw verzoek door. Anthropic wist volgens zijn eigen uitleg geen losse gesprekken op verzoek, maar wel alle gesprekken na hoogstens 30 dagen (zie hierboven).

2.3 Een gesprek inplannen (Calendly)

De knop “Plan een gesprek van 30 minuten” is een gewone link: hij opent de website van Calendly (calendly.com) in een nieuw tabblad. Calendly is niet in onze site ingebouwd. De link vermeldt alleen dat u van onze website komt en via welke knop; dat zijn geen persoonsgegevens.

Op calendly.com gelden de voorwaarden, de privacyverklaring en het cookiebeleid van Calendly. Calendly is een Amerikaans bedrijf en verwerkt gegevens in de VS; de waarborgen voor die doorgifte staan in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst van Calendly op calendly.com.

Als u een afspraak maakt, ontvangen wij via Calendly uw naam, e-mailadres, het gekozen tijdstip en wat u zelf invult. Wij gebruiken dat om het gesprek te houden en op te volgen. Rechtsgrond: stappen op uw verzoek vóór een eventuele overeenkomst / gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en f AVG). Bewaring: zoals in 2.5.

2.4 Het terugbelformulier “Bel mij terug” (Tally)

“Bel mij terug” is een gewone link: hij opent het terugbelformulier van Tally BV (Sint-Pietersnieuwstraat 11, 9000 Gent, ondernemingsnummer 0776.979.007) in een nieuw tabblad op tally.so. Het formulier is niet in onze site ingebouwd. Tally verwerkt de gegevens voor ons, als verwerker. Op tally.so gelden ook de voorwaarden en het cookiebeleid van Tally.

Wat Tally ziet bij het openen: uw IP-adres, het tijdstip en uw browser, ook als u niets invult. Tally gebruikt ook een dienst voor foutmeldingen (Sentry, VS), die bij het openen uw IP-adres en browser ziet, maar niet uw antwoorden. In uw browser bewaart Tally een nummer (localStorage) voor deze sessie en een nummer waarmee Tally uw browser herkent als u later nog een formulier van ons opent; cookies plaatst het formulier niet.

Wat u invult: uw naam, uw onderneming, het soort zaak (garage, installateur, boekhoudkantoor of andere), uw telefoonnummer of e-mailadres. Met het verplichte vakje “Ik vraag om teruggebeld te worden en las de privacyverklaring.” vraagt u zelf om teruggebeld te worden; het is geen toestemming voor iets anders.

Doel: u terugbellen of mailen over Jef, zoals u vraagt. Wij gebruiken het voor niets anders.

Rechtsgrond: stappen op uw verzoek vóór een eventuele overeenkomst (art. 6.1.b AVG). U kunt uw aanvraag altijd intrekken; dan wissen wij ze.

Waar en hoe lang: Tally bewaart uw antwoorden voor ons in Europa, onder zijn verwerkersovereenkomst (versie van 9 september 2024), en slaat uw IP-adres niet bij uw antwoorden op. Wij wissen uw antwoorden 12 maanden na het laatste contact, tenzij u klant wordt.

2.5 Als u ons contacteert of een demo of proefperiode vraagt

Per telefoon, per e-mail, in een geboekt gesprek (2.3) of via het terugbelformulier (2.4): naam, onderneming, e-mail, telefoon, uw bericht. Doel: u antwoorden en een eventueel contract voorbereiden. Rechtsgrond: maatregelen op uw verzoek vóór een contract / gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b en f AVG). Bewaring: 12 maanden na het laatste contact, tenzij u klant wordt.

2.6 Als wij uw onderneming zelf contacteren (prospectie)

Wij zoeken lokale ondernemingen (garages, installateurs, boekhoudkantoren) voor wie Jef nuttig kan zijn.

Bronnen: openbare bronnen: de eigen website van de onderneming, de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, neergelegde jaarrekeningen bij de Nationale Bank, bedrijfsgidsen en sectorplatformen waarop uw onderneming vermeld staat (bv. companyweb, busibee, handelsgids, Bobex, AutoScout24, idgarages), en openbare reviewplatformen (alleen samengevat, nooit namen van reviewers). Wij kopen geen lijsten, gebruiken geen LinkedIn-gegevens en raden geen e-mailadressen.

Gegevens: naam van de onderneming, adres, ondernemingsnummer, rechtsvorm, sector, openbare contactgegevens van de onderneming, en naam en functie van de zaakvoerder als die openbaar zijn; openbare bedrijfsinformatie (diensten, merken, manier van afspraken maken, aantal medewerkers, samengevatte thema’s uit reviews).

Interne inschatting: om te kiezen wie wij contacteren en wat wij voorstellen, maken wij een interne relevantiescore en een korte hypothese over hoe Jef uw onderneming zou kunnen helpen. Bij een eenmanszaak gaat dat over een natuurlijke persoon en is het een lichte vorm van profilering. Ze dient alleen om te beslissen óf en hoe wij u contacteren; er is geen geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect, en een mens beslist over elk contact. U kunt er altijd bezwaar tegen maken (art. 21.2 AVG); dan stoppen wij meteen.

Doel: u een relevante dienst voorstellen per brief, bij een bezoek, telefonisch via het algemene nummer, of per e-mail naar een algemeen adres (info@) van een vennootschap. Wij sturen geen ongevraagde reclame-e-mails naar persoonlijke adressen of naar eenmanszaken.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om lokale ondernemingen een relevante dienst voor te stellen (art. 6.1.f). Wij hebben dat belang afgewogen tegen uw belangen (afweging op aanvraag beschikbaar).

Bewaring: 12 maanden als u niet reageert; daarna verwijderen wij uw gegevens.

Bezwaar: u kunt altijd en kosteloos bezwaar maken tegen prospectie (art. 21.2–3 AVG). Wij nemen u dan meteen op in onze uitsluitingslijst, zodat wij u via geen enkel kanaal meer contacteren. Die lijst bevat alleen wat nodig is om u te herkennen (naam van de onderneming, ondernemingsnummer, voor e-mail het e-mailadres of de domeinnaam, het kanaal, datum) en bewaren wij zolang wij prospectie doen.

2.7 Onderzoeksinterviews

Wij vragen eigenaars en medewerkers van kleine ondernemingen hoe zij werken en AI gebruiken, en waar ze vastlopen: in een gesprek, in onze korte online enquête, of per e-mail als u op onze vraag antwoordt. Wij zeggen dat vanaf de eerste zin: wij werken ook aan een eigen tool, en wat wij leren bepaalt wat wij bouwen. Wij verkopen daarbij niets; op het einde vragen wij misschien of u het later wil uitproberen.

Gegevens: om u te vragen deel te nemen: naam, rechtsvorm en ondernemingsnummer van de onderneming (waarmee wij in de KBO nagaan of wij u mogen mailen), openbare contactgegevens, naam en functie van de zaakvoerder als die openbaar zijn, de bron (bv. uw website, de KBO, of wie u aan ons voorstelde) en wanneer wij u contacteerden. Tijdens het gesprek: uw naam, functie, onderneming en onze notities; uw antwoorden op onze twee vragen (notities, anonieme citaten).

Doel en rechtsgrond: het onderzoek, om een nuttig product te bouwen: ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG), voor de vraag om deel te nemen en voor de notities; u kunt altijd bezwaar maken. Anonieme citaten: uw toestemming (art. 6.1.a), die u altijd kunt intrekken. Als u op het einde ja zegt om het hulpmiddel uit te proberen: uw toestemming om u daarover te contacteren via het kanaal dat u kiest, en om uw antwoorden te gebruiken om het voor u klaar te zetten. Zonder ja contacteren wij u daarover niet.

Bewaring: reageert u niet of komt er geen gesprek, dan wissen wij uw gegevens na 12 maanden. Ruwe notities wissen wij zodra ze verwerkt zijn in een samenvatting zonder namen, ten laatste 12 maanden na het gesprek. Uw ja voor opvolging bewaren wij tot u het intrekt, of tot 24 maanden zonder contact.

Waar: notities staan alleen op een versleutelde computer van de oprichter in België, niet bij een clouddienst buiten de EU en niet in een AI-dienst. Wij maken geen opnames. E-mails met u staan bij onze e-maildienst (zie 3).

Per e-mail: wij mailen alleen het algemene adres (zoals info@) van een vennootschap, met een link naar de enquête of de vraag om te antwoorden, en sturen hooguit één herinnering. Antwoordt u niet, dan mailen wij u daarover niet meer.

Nee zeggen: zegt u nee of antwoordt u “stop”, op welk moment ook, dan zetten wij u binnen 24 uur op onze uitsluitingslijst (zie 2.6) en contacteren wij u niet meer.

Online enquête: u kunt de vragen ook zelf invullen in onze korte enquête “AI in je zaak: 5 minuten”. Daar staan dezelfde doelen, rechtsgronden en termijnen bovenaan het formulier; Tally BV bewaart de antwoorden voor ons in Europa (zie 3). Bij het openen gebruikt Tally ook Sentry en bewaart het nummers in uw browser, zoals in 2.4.

3. Ontvangers en doorgifte

Wij verkopen of verhuren geen gegevens. Alleen deze partijen verwerken gegevens voor ons:

PartijWaarvoorWaarDoorgiftegrond
Vercel Inc. (VS)Hosting van de website (2.1)Wereldwijd netwerk, Amerikaans bedrijfVolgens de verwerkersovereenkomst van Vercel (zie 2.1)
Vercel Inc. (VS), als verwerkerDe functie van de assistent die uw vraag doorgeeft (2.2)Regio Frankfurt, zoals door ons ingesteld; Amerikaans bedrijfVolgens de verwerkersovereenkomst van Vercel (zie 2.1)
Anthropic Ireland, Limited (Dublin), als verwerker, met zijn groep en subverwerkersHet taalmodel dat de antwoorden van de assistent schrijft (2.2)VS; veiligheidscontrole, support en incidentbeheer ook in andere landen waar Anthropic of zijn groep werktDoorgifte buiten de EU, zonder adequaatheidsbesluit; de waarborgen staan in de verwerkersovereenkomst van Anthropic, die de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie bevat (art. 46.2.c AVG)
Calendly (VS)Afspraken die u zelf boekt (2.3)VSVolgens de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst van Calendly (zie 2.3)
Tally BV (België)Het terugbelformulier (2.4) en de online enquête (2.7)EuropaOpslag in Europa; doorgifte buiten de EER alleen onder een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (verwerkersovereenkomst van Tally, art. 14)
Google (Google Workspace), als verwerkerE-mail met u (2.5) en onze interviewvragen per e-mail (2.7)Datacenters van Google, ook buiten de EU mogelijkVolgens de verwerkersovereenkomst van Google (Cloud Data Processing Addendum)

Een kopie van de waarborgen voor een doorgifte buiten de EU kunt u opvragen via lukas@houthoofddigital.be.

Voor prospectie en interviews (2.6, 2.7) gebruiken wij alleen de EU-opslag die daar genoemd wordt, voor de online enquête Tally, en voor e-mail onze e-maildienst (hierboven).

4. Uw rechten

Inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar (zie 2.6), intrekking van toestemming. Mail naar lukas@houthoofddigital.be; antwoord binnen een maand. Klacht: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Jef Privacy Policy — website and contact

Version 0.4.4 — 7 November 2026

1. Who is responsible?

Houthoofd Digital, eenmanszaak, Peperstraat 24, 9800 Deinze, enterprise number 1038.483.186, BTW BE 1038.483.186. Contact: lukas@houthoofddigital.be, +32 471 52 78 09.

2. What we process

2.1 Visiting the website

The website is a simple static site hosted by Vercel Inc. (United States). Like every web host, Vercel sees technical data on each visit: your IP address, the time, the page requested and your browser. Vercel uses it to deliver the page and secure the site.

Basis: our legitimate interest in showing and securing a website (Art. 6(1)(f) GDPR).

Retention: Vercel keeps these server logs under its own policy (vercel.com/legal/privacy-policy). We do not copy, export or keep those logs ourselves.

Transfers outside the EU: Vercel serves the site from a worldwide network. A visit from Belgium is normally served from a European location, but Vercel is a US company and may process data in the US. The safeguards for that transfer are in Vercel’s data processing agreement (vercel.com/legal/dpa).

No cookies, no analytics, no third-party scripts. Our site sets no cookies, does not measure visitors and loads no scripts or fonts from other parties. Tally’s call-back form and survey (2.4, 2.7) open on tally.so, not on our site. If cookies that are not strictly necessary are ever added, we ask for your consent first.

The app, where customers will work with their own business data, is not yet in use. It will not run on Vercel but only on Amazon Web Services in Frankfurt (EU), and it will get its own privacy notice before anyone uses it.

2.2 The “Stel je vraag” assistant

On the website you can ask an AI assistant a question: a language model (Claude by Anthropic), not a person. The answers are generated by AI and may contain mistakes. The assistant explains what Jef could do for your business and offers a free call.

Who processes your question: your question goes from your browser to a function of our own website (/api/site/ask). That function runs at Vercel Inc., our web host (see 2.1), which processes your question there for us, as processor. We have set the function to Vercel’s Frankfurt region. The function has Anthropic, also as processor, write the answer in the United States: so your question leaves the EU (see 3).

What is processed: the questions you type in the same conversation (at most the last 12, of at most 600 characters each), and your IP address. We do not send the assistant’s answers back again. Anthropic receives only your questions, not your IP address.

Do not type personal data: no names, email addresses or phone numbers, no health data or national register numbers, and no data about your customers or staff. The assistant does not need them. If you want us to contact you, use the call-back form (2.4) or book a call (2.3).

What we keep: nothing. We do not store the conversation, neither in your browser nor on the server, and our function does not write your questions to logs. Close or reload the page and the conversation is gone on our side. As on every visit, Vercel records technical data about the request (such as the time and the page requested) under its own policy (see 2.1).

Your IP address is used only to limit abuse: at most 20 questions per 10 minutes per address. It is held only in the function’s working memory, never stored or logged by us, and disappears when the function stops.

What Anthropic keeps: Anthropic keeps your questions and the answers for at most 30 days. If Anthropic’s automated safety systems flag a conversation, Anthropic may keep it for up to 2 years, and the safety scores from that check for up to 7 years. Anthropic may also keep it longer where the law requires it or to combat breaches of its usage policy.

Transfer to the US: our contracting party is Anthropic Ireland, Limited (Dublin); Anthropic stores and processes your questions in the US. There is no adequacy decision: Anthropic is not on the EU–US Data Privacy Framework List. The safeguards for that transfer are in Anthropic’s data processing agreement, which contains the European Commission’s standard contractual clauses (Art. 46(2)(c) GDPR). We assessed this transfer beforehand (a transfer impact assessment, available on request).

Purpose and basis: answering the question you ask yourself, and protecting the assistant from abuse: our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).

AI, not a person: the chat itself says, before you type, that the answers are generated by AI, with a link to this explanation, and the input field asks you not to type personal data (Art. 50 AI Act).

No decisions about you: the assistant only explains; it does not assess you or decide anything.

Your rights (see 4): you can always object; you never need to use the chat. Because we keep nothing and cannot recognise you, we cannot find, show or erase a conversation afterwards. If you want us to ask Anthropic to erase a conversation, give us the time and the text of your question; we pass your request on. Anthropic says it does not delete single conversations on request, but it deletes every conversation after at most 30 days (see above).

2.3 Booking a call (Calendly)

The “Plan een gesprek van 30 minuten” (“Book a 30-minute call”) button is a plain link: it opens Calendly’s website (calendly.com) in a new tab. Calendly is not embedded in our site. The link only says that you came from our website and through which button; that is not personal data.

On calendly.com, Calendly’s own terms, privacy notice and cookie policy apply. Calendly is a US company and processes data in the US; the safeguards for that transfer are in Calendly’s privacy notice and data processing agreement on calendly.com.

If you book, we receive through Calendly your name, email address, the time you chose and anything you fill in. We use it to hold and follow up the call. Basis: steps at your request before a possible contract / legitimate interest (Art. 6(1)(b), (f) GDPR). Retention: as in 2.5.

2.4 The “Bel mij terug” call-back form (Tally)

“Bel mij terug” (“Call me back”) is a plain link: it opens the call-back form of Tally BV (Sint-Pietersnieuwstraat 11, 9000 Ghent, enterprise no. 0776.979.007) in a new tab on tally.so. The form is not embedded in our site. Tally processes the data for us, as processor. On tally.so, Tally’s own terms and cookie policy also apply.

What Tally sees when you open it: your IP address, the time and your browser, even if you fill in nothing. Tally also uses an error-reporting service (Sentry, US), which sees your IP address and browser when the form opens, but not your answers. In your browser Tally stores a number (localStorage) for this session and a number with which Tally recognises your browser if you later open another of our forms; the form sets no cookies.

What you fill in: your name, your business, the type of business (garage, installer, accounting office or other), your phone number or email address. With the required box “Ik vraag om teruggebeld te worden en las de privacyverklaring.” (“I ask to be called back and have read the privacy notice.”) you yourself ask to be called back; it is not consent to anything else.

Purpose: calling or emailing you back about Jef, as you ask. We use it for nothing else.

Basis: steps at your request before a possible contract (Art. 6(1)(b) GDPR). You can withdraw your request at any time; we then erase it.

Where and how long: Tally stores your answers for us in Europe, under its data processing agreement (version of 9 September 2024), and does not store your IP address with your answers. We erase your answers 12 months after the last contact, unless you become a customer.

2.5 If you contact us or ask for a demo or trial

By phone, by email, in a booked call (2.3) or through the call-back form (2.4): name, business, email, phone, your message. Purpose: answering you and preparing a possible contract. Basis: steps at your request before a contract / legitimate interest (Art. 6(1)(b), (f) GDPR). Retention: 12 months after the last contact, unless you become a customer.

2.6 If we contact your business (prospecting)

We look for local businesses (garages, installers, accounting offices) for whom Jef may be useful.

Sources: public sources: the business’s own website, the Crossroads Bank for Enterprises, the Belgian Official Gazette, annual accounts filed with the National Bank, business directories and sector platforms listing your business (e.g. companyweb, busibee, handelsgids, Bobex, AutoScout24, idgarages), and public review platforms (summarised only, never reviewer names). We buy no lists, use no LinkedIn data and do not guess email addresses.

Data: business name, address, enterprise number, legal form, sector, the business’s public contact details, and the manager’s name and role if public; public business information (services, brands, how appointments are booked, number of staff, aggregated review themes).

Internal assessment: to choose whom to contact and what to propose, we make an internal relevance score and a short hypothesis of how Jef could help your business. For a sole proprietor this concerns a natural person and is a light form of profiling. It is used only to decide whether and how to contact you; there is no automated decision with legal or similarly significant effect, and a person decides on every contact. You can object at any time (Art. 21(2) GDPR); we then stop immediately.

Purpose: proposing a relevant service by letter, by visit, by phone via the general number, or by email to a general address (info@) of a company. We send no unsolicited advertising emails to personal addresses or to sole proprietors.

Basis: our legitimate interest in offering local businesses a relevant service (Art. 6(1)(f)), balanced against your interests (assessment available on request).

Retention: 12 months if you do not respond; then we delete your data.

Objection: you can object to prospecting at any time, free of charge (Art. 21(2)–(3)). We then add you immediately to our suppression list, so we no longer contact you on any channel. The list holds only what is needed to recognise you (business name, enterprise number, for email the email address or the domain, channel, date) and is kept for as long as we prospect.

2.7 Research interviews

We ask owners and staff of small businesses how they work and use AI, and where they get stuck: in a conversation, in our short online survey, or by email if you reply to our question. We say from the first sentence that we are also working on a tool of our own, and what we learn decides what we build. We sell nothing in doing so; at the end we may ask whether you would like to try it later.

Data: to ask you to take part: the business’s name, legal form and enterprise number (with which we check in the KBO whether we may email you), public contact details, the owner’s name and role if public, the source (e.g. your website, the KBO, or who introduced you) and when we contacted you. During the conversation: your name, role, business and our notes; your answers to our two questions (notes, anonymous quotes).

Purpose and legal basis: the research, to build a useful product: our legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR) for asking you to take part and for the notes; you can always object. Anonymous quotes: your consent (Art. 6(1)(a)), which you can withdraw at any time. If you say yes at the end to trying the tool: your consent to contact you about it on the channel you choose, and to use your answers to set it up for you. Without a yes we will not contact you about it.

Retention: if you don’t reply or no conversation takes place, we delete your details after 12 months. We delete raw notes once they are processed into a summary without names, at the latest 12 months after the conversation. We keep your yes to follow-up until you withdraw it, or 24 months without contact.

Where: notes are kept only on an encrypted computer of the founder in Belgium, not with a cloud service outside the EU and not in an AI service. We make no recordings. Emails with you are kept by our email service (see 3).

By email: we email only the general address (such as info@) of a company, with a link to the survey or a request to reply, and send at most one reminder. If you do not reply, we do not email you about it again.

Saying no: if you say no or reply “stop”, at any moment, we put you on our suppression list within 24 hours (see 2.6) and will not contact you again.

Online survey: you can also answer the questions yourself in our short survey “AI in je zaak: 5 minuten”. The same purposes, legal bases and periods are at the top of the form; Tally BV stores the answers for us in Europe (see 3). When it opens, Tally also uses Sentry and stores numbers in your browser, as in 2.4.

3. Recipients and transfers

We do not sell or rent data. Only these parties process data for us:

PartyForWhereTransfer basis
Vercel Inc. (US)Website hosting (2.1)Worldwide network, US companyPer Vercel’s data processing agreement (see 2.1)
Vercel Inc. (US), as processorThe assistant’s function that passes on your question (2.2)Frankfurt region, as set by us; US companyPer Vercel’s data processing agreement (see 2.1)
Anthropic Ireland, Limited (Dublin), as processor, with its group and sub-processorsThe language model that writes the assistant’s answers (2.2)US; safety review, support and incident response also in other countries where Anthropic or its group operatesTransfer outside the EU, without an adequacy decision; the safeguards are in Anthropic’s data processing agreement, which contains the European Commission’s standard contractual clauses (Art. 46(2)(c) GDPR)
Calendly (US)Calls you book yourself (2.3)USPer Calendly’s privacy notice and data processing agreement (see 2.3)
Tally BV (Belgium)The call-back form (2.4) and the online survey (2.7)EuropeStored in Europe; transfers outside the EEA only under an adequacy decision or the European Commission’s standard contractual clauses (Tally’s data processing agreement, art. 14)
Google (Google Workspace), as processorEmail with you (2.5) and our interview requests by email (2.7)Google’s data centres, possibly outside the EUPer Google’s data processing agreement (Cloud Data Processing Addendum)

You can ask for a copy of the safeguards for a transfer outside the EU at lukas@houthoofddigital.be.

For prospecting and interviews (2.6, 2.7) we use only the EU store named there, Tally for the online survey, and our email service (above) for email.

4. Your rights

Access, rectification, erasure, restriction, portability, objection (see 2.6), withdrawal of consent. Email lukas@houthoofddigital.be; answer within one month. Complaints: Belgian Data Protection Authority, Rue de la Presse 35, 1000 Brussels, www.dataprotectionauthority.be.